Celem systemu jest wyliczenie wypłaty dla pracownika oraz jej rozliczenie z pracownikiem, Urzędem Skarbowym i ZUS.

Dane osobowe. Stanowią część tych danych kadrowych, które są niezbędne do pełnej identyfikacji pracownika zarówno w systemie płacowym, jak i podatkowym; są wspólną częścią systemów: kadrowego i płacowego.

Rys. 1

Kariera zawodowa. Do rejestracji Przebiegu pracy zawodowej pracownika.

Rys. 2

Praca w firmie. Do rejestracji przebiegu pracy na poszczególnych stanowiskach w firmie.

Praktyki. Do rejestracji odbytych praktyk i kursów dokształcających.

Rys. 3

Urlopy. Do rejestracji i kontroli należnych urlopów.

Dane stałe. Służą do inicjowania danych miesiąca obrachunkowego odpowiednimi wartościami lub symbolami (stawki, dopłaty, potrącenia, rodzaje kosztów, grupy zatrudnienia, ...). System zachowuje pełną historię zmian tych danych, możliwe jest więc uzyskanie dowolnych statystyk dotyczących danego składnika i pracownika. Możliwe jest ustawienie stawki określonego składnika jako globalnej w systemie lub określenie jej wartości tylko dla pracownika. Wtedy gdy ustalimy zarówno jej wartość globalną jak i dla pracownika ważna jest ta, która występuje przy pracowniku.

Dane miesięczne. Stanowią obok Kart Pracy (patrz poniżej) podstawowe dane wejściowe do procesu obliczania wynagrodzenia za dany miesiąc. Na ekranie możliwe jest obejrzenie pełnego rozliczenia pracownika w dowolnym momencie i z dowolnego okresu obrachunkowego. System respektuje niezbędne rozbicia podatków i składek ZUS, wynikających z wypłaty kwot w różnych okresach podatkowych. Pozwala to na zestawienie składek ZUS oraz podatków w rozbiciu na okresy w jakich te składki mają być płacone. W systemie płacowym, tak jak i w innych systemach, przyjęto zasadę aby nie usuwać danych za poprzednie lata. Pozwala to na wgląd w dane pracownika dowolnego okresu obrachunkowego. Poza niektórymi zestawieniami czy zapytaniami SQL nie ma to wpływu na wydajność systemu. W firmie, która ma około 1000 pracowników kwot związanych z wypłatami jest około 200 tyś rocznie.

Rys. 4 - Rozliczenie pracownika (poszczególne składniki są posumowane).

Rys. 5 - Rozliczenie pracownika w rozbiciu na dokumentu płacowe (karty pracy).

Karty pracy. Są odwzorowaniem dokumentów płacowych występujących w systemach płac dla pracowników rozliczanych godzinowo. Są to podstawowe dokumenty, przy pomocy których możliwe jest rozliczenie kosztów pracy na centra kosztów i zysków (miejsca powstawania kosztów, stanowiska kosztów czy zlecenia).

Asygnaty chorobowe ?L4?. Dokument rejestrowany w systemie w celu automatycznego wyliczania zasiłku chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego czy wypadkowego. System pozwala również na korygowanie podstawy zasiłku chorobowego gdy został on błędnie naliczony w poprzednim miesiącu. Do tego celu przechowywany jest w systemie okres za jaki płaca miała być wypłacona. Normalnie okres ten równy jest okresowi obrachunkowemu (kosztowemu).

Rys. 6 - Przykład rozliczenia dokumentu L4.

Listy. Są odpowiednikiem przygotowywanych przez osoby pracujące w zespole płacowym list wypłat z danego tytułu powstających w ciągu miesiąca (premie, nagrody).

Potrącenia ratalne. Reprezentują w systemie te składniki płacowe, które mają charakter konta rozrachunkowego, jak składki, pożyczki itp. Określenie takiego składnika polega na wyspecyfikowaniu jego salda początkowego oraz wysokości raty.

Kartoteka podatkowa. Jest obiektem, w którym zapisywane są potrącone pracownikowi zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych wraz z podstawą (przychód) oraz kosztami uzyskania przychodu i zastosowanymi odliczeniami; na postawie tej kartoteki sporządza się rozliczenie roczne podatku.

Kartoteka składek ZUS. Gromadzi odprowadzane przez przedsiębiorstwo składki na fundusz emerytalny, rentowy oraz składkę wypadkową.

Parametry. Składnik - wykaz składników płacowych, Urzędy skarbowe - wykaz urzędów skarbowych, Tabela podatkowa - tablica obowiązujących w danym roku stóp procentowych, Kalendarz - wykaz dni w miesiącu z zaznaczeniem dni wolnych i roboczych.

Wyjście z systemu. Wyniki pracy systemu reprezentowane są poprzez: PASKI ZAROBKOWE, RAPORTY I ZESTAWIENIA - zbiorcza lista płac, imienny wykaz wg składników, zestawienie wg grup zatrudnienia, kartoteka roczna, PRZELEWY I INNE DOKUMENTY BANKOWE, ZESTAWIENIA I DEKLARACJE PODATKOWE.
System komunikuje się z Programem Płatnika ZUS przekazując mu informacje o pobranych składkach na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Integracja z innymi systemami.

Czynnikiem integrującym są: miejsce powstawania kosztów, zlecenie i numer konta pracownika (numer) jako główne atrybuty procesu księgowania płac za dany okres obrachunkowy. System ma możliwość importowania dokumentów z innych modułów.
W przypadku stwierdzenia, że zakres funkcjonalny dostarczonych systemów nie uwzględnia w pełni zakresu funkcjonalnego systemów już eksploatowanych zobowiązujemy się, że proces wdrażania obejmie również uzupełniające prace programistyczne, zakres których zostanie ustalony w formie Protokołu konieczności.